個人情報保護方針

基本方針

当社では、お客様およびお取引先からお預かりした個人情報を保護することが当社の社会的責任であると認識しております。個人情報はきわめて重要な情報であると考え、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、全社員が個人情報保護の重要性を認識し、その管理及び取扱いを適切に行えるよう、個人情報の保護に関する教育や啓発に努めてまいります。

1. 個人情報を取得させていただく場合には、あらかじめ利用目的を明示し、その目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。あらかじめ同意を得た場合を除き、利用目的以外において個人情報を利用いたしません。そのために、従事者等の教育及び定期的監視を実施いたします。
2. 取得させていただいた個人情報は、ご本人の同意を得ている場合や法令に基づく場合等を除き、第三者に提供することはいたしません。
3. すべての事業で取扱う個人情報の取扱いに関し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
4. 取得した個人情報を適切に管理するため、個人情報への不正アクセス及び個人情報の紛失、改ざん、漏えい等の危険に対し、適切で合理的な安全対策及び是正を実施いたします。
5. 個人情報の取扱いに関する苦情および相談を受けた場合は、適切かつ迅速に対応いたします。
6. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護に関する社内規定を作成し、その内容を継続的に見直して改善いたします。
7. 個人情報の利用目的
   当社で預かる個人情報は、あらかじめ本人の同意を得た場合を除き、以下の範囲内でのみ使用する。
   
   • 取引先への各種届（入庁届、作業報告書、作業員届、着手届、緊急連絡先届）作成及び届出のため
   • マンション管理（維持管理費代行、水道メーター検針、管理組合役員への連絡）の業務を実施するため
   • ご挨拶、ご案内状及び業務連絡の送付のため
   • 指定管理業務（利用申込、利用許可書発行）を実施するため

制定日：2009年09月01日
改定日：2009年12月24日
株式会社　建光社
代表取締役社長　田中　宏

個人情報の取り扱いについて

個人情報の取扱いについて、次のとおりといたします。

1. 弊社の個人情報に関する管理者：個人情報保護管理者（総務課　鈴木）
2. 開示等の求めに応じる手続き
   
   1. 受付窓口は、総務部の＜苦情相談窓口＞となります。
   2. 受付窓口に対し、法に基づいて開示等の請求をなさる旨をお伝えいただければ、専用の請求様式【個人情報開示請求書】を郵送またはご来社時にお渡しいたします。
   3. 請求様式のご提出：
      開示等の請求には、ご本人であることの確認が必要となりますので、下記資料のいずれかお持ちいただくか、郵送の場合は同封してください。
      ・各県公安委員会が交付する運転免許書（コピー※本籍地を消したもの）
      ・健康保険証（コピー）
      ・パスポート（コピー）など（コピー※本籍地を消したもの）
   • この件に関する個人情報は、開示等のご請求に対する回答が終了後、適切に削除、廃棄させていただきます。
   • 開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書類等の個人情報は、ご本人様確認、開示等のご請求に関するご本人との連絡、またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示などのご請求への対応に必要範囲内のみで取り扱います。当情報に関しては委託元含め第三者への提供はいたしません。なお、本人確認の書類を提出いただけなかった場合は開示請求には応じられませんので、悪しからずご了承ください。また、当個人情報に関して、本人が容易に認識できない方法で取得することはございません。
3. 弊社からの回答
   個人情報の開示、訂正などの結果につきましては、合理的な期間内に弊社から郵送させていただきます。
4. 手数料
   個人情報の開示及び利用目的の通知につきましては、手数料1000円をご請求者に負担していただきます。
5. 開示請求者が開示本人とは異なる場合
   ご本人と異なる方が開示請求される場合、ご本人との関係を示す書類、委任状、請求者本人確認資料を確認させていただきます。

個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的内的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。

（組織的安全管理措置）

1. 個人情報の取り扱いに関する個人情報保護管理者を設置するとともに、従事者等が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
2. 個人情報の取扱状況について、定期的に内部監査を実施しています。

（人的安全管理措置）

1. 個人情報の取り扱いに関する留意事項（個人情報の取り扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点の社内周知、事故発生時の対応方法など）について、従事者等に定期的な教育訓練を実施しています。
2. 個人情報についての秘密保持に関する事項に対して、従事者等から機密保持に関する誓約書を受理しています。

（物理的安全管理措置）

1. 情報システムを管理する区域においては、入退室記録票により、適切な措置を講じています。
2. 個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、適切な措置を講じています。
3. 個人情報が記録された書類等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう、安全な方策を講じています。
4. 個人情報を削除し又は個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、復元不可能な手段を講じています。

（技術的安全管理措置）

1. 担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するために、適切なアクセス制御を講じています。
2. 情報システムを使用する従事者等が正当なアクセス権を有する者であることを、ユーザーID、パスワード等により認証しています。
3. 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用しています。
4. 情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じ、適切に運用しています。